○有田町情報公開事務取扱要綱

平成18年3月1日

訓令第9号

(趣旨)

第1条 この要綱は、有田町情報公開条例(平成18年有田町条例第6号。以下「条例」という。)による行政情報の公開及び情報提供の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(用語)

第2条 この要綱において使用する用語は、条例及び有田町情報公開条例施行規則(平成18年有田町規則第7号。以下「規則」という。)において使用する用語の例による。

(公開請求の窓口等)

第3条 実施機関に対する情報公開請求(以下「公開請求」という。)の受付は、総務課において一元的に行う。

(総務課及び主管課における事務)

第4条 総務課において処理する事務は、次に掲げる事項とする。

(1) 情報公開についての相談に関すること。

(2) 情報公開請求書(以下「請求書」という。)及び審査請求書の受付に関すること。

(3) 情報の閲覧及び写しの交付に関すること。

(4) 文書目録の備付け及び閲覧に関すること。

(5) 行政資料の収集、管理、閲覧及び写しの交付に関すること。

(6) 写しの交付等に要する費用を徴収すること。

(7) 情報の公開状況等の公表に関すること。

(8) 実施機関との連絡調整に関すること。

(9) 有田町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

(10) 前各号に掲げるもののほか、総務課における情報公開事務に関すること。

2 公開請求に係る情報を管理する課(以下「主管課」という。)において処理する事務は、次に掲げる事項とする。

(1) 公開請求に係る情報の存在の有無の確認に関すること。

(2) 請求書の受理に関すること。

(3) 公開請求に係る情報の公開・非公開の決定及びその通知に関すること。

(4) 公開・非公開決定の期間延長の決定及びその通知に関すること。

(5) 第三者からの意見聴取及び当該第三者に対する公開・非公開の決定に係る結果の通知に関すること。

(6) 審査請求の受理、諮問及び裁決に関すること。

(7) 前各号に掲げるもののほか、主管課における情報公開事務に関すること。

(公開請求の受付手続)

第5条 公開請求の受付は、次により処理するものとする。

(1) 公開請求者から公開に関する相談があったときは、制度の内容、請求の方法等について適切に説明を行うものとする。この場合において、請求の内容が、公開請求をするまでもなく情報提供ができるものであるときは、その旨を説明し、速やかに情報提供するものとする。

(2) 条例第18条の規定に該当する情報については、条例の適用を受けないので、これに該当するものは、当該情報の閲覧等の窓口を案内する。

(3) 総務課の職員は、公開請求をしようとするものが条例第5条各号に規定する情報の公開を請求できるもののいずれかに該当するか否かについて確認するものとする。

(4) 総務課の職員は、公開請求に係る情報を文書目録等により検索し、かつ、主管課の職員と連絡をとり、当該公文書の存在の有無を確認し、その内容又は件名について特定することができるように努めるものとする。

2 公開請求は、次の各号のいずれかに該当する場合は、受け付けることができないので留意しなければならない。ただし、その判定は、慎重に個々の請求の内容について判断するようにしなければならない。

(1) 請求権者でないものが請求したとき。

(2) 公開請求に係る情報が条例第2条第2項に規定する情報に該当しないとき。

(請求書の受付)

第6条 条例第8条の規定により、公開請求は、請求書によることとしているので、電話等の口頭による公開請求は認めない。ただし、郵送及びファクシミリによる請求は、必要事項がすべて記載された請求書によるものであって、条例第4条の規定が遵守されることが確認でき、かつ、情報が特定できる場合に限り認めるものとする(自己情報の開示は除く。)

2 公開請求をしようとするものは、公開請求に係る情報1件ごとに請求書に必要事項を記入し、総務課に提出する。ただし、同種の請求内容であるときは、まとめて請求することができる。

3 総務課の職員は、提出された請求書に必要事項が記入されていることを確認し、請求書の受付をするとともに、当該請求書の写しを請求者に交付する。

4 請求手続は、原則として本人とするが、代理による請求もできるものとする。この場合においては、情報公開請求委任状(別記様式)その他代理関係を証明する書類を提出させるものとする。特に自己情報の公開請求については、代理人の運転免許証、旅券等により本人確認をするものとする。

5 主管課が閉庁日である日に公開請求があった場合等で、情報の有無、内容等が確認できないときは、総務課の職員は、請求者に対してその場で受付ができないことを説明し、受付留保の上当該請求書を一時預かることとする。したがって、総務課の職員は、後日当該主管課と連絡をとり、確認した後で、次に掲げる区分により受付をし、当該請求書の写しを請求者に返送するものとする。

(1) 確認の結果、請求書に補正を要しない場合は、当該請求書を預かった日を受付日とする。

(2) 確認の結果、請求書に補正を要する場合は、総務課の職員は、請求者と連絡をとり、当該請求書の補正が終了した日を受付日とする。

6 請求書が郵送されたときは、当該請求書の受付をし、請求者に対してその写しを送付する。この場合において、記載事項に補正の必要があるときは、請求者に電話等で連絡し、了解を得た上で総務課の職員が補正するものとする。この場合には、補正が終了した時点を受付日とする。

(公開・非公開の決定手続)

第7条 主管課は、公開・非公開の決定を行う場合は、次により処理するものとする。

(1) 総務課から送付された請求書の内容を確認し、総務課において受付をした日をもって請求を受理した日として取り扱うものとし、決定期間の満了日が閉庁日に当たるときは、その翌日を満了日とする。

(2) 公開請求に係る情報に記載されている情報が、適用除外事項に該当していないかを十分かつ慎重に検討する。

(3) 公開・非公開の決定は、起案用紙を用い、有田町事務専決及び代決規程(平成18年有田町訓令第2号)の規定により、決裁を受けなければならない。

2 非公開(部分公開を含む。)とする旨の決定に当たっては、当該決定に対する審査請求又は訴訟の提起が予想されることから、特に慎重に検討を行い、その理由を明確にしておかなければならない。

3 公開請求に係る情報の中に第三者に関する情報が記録されている場合で、必要と認めるときは、別に定める「第三者情報の取扱要綱」により、当該第三者に対して意見聴取を行う。

4 公開・非公開決定に当たっては、町全体で調整を図り、統一的な運用を行う必要があるため、すべての事案について事前に総務課と協議するものとする。また、決裁の際には、総務課及び関係課に合議するものとする。

5 前項の協議において、主管課と総務課との間で調整がつかない場合は、庁議等で調整を行う。

6 公開・非公開決定の起案文書には、請求書、決定通知書案及び第三者情報の公開請求に関する意見書並びに必要に応じて公開請求に係る情報又はその写しを添付するものとする。

7 請求のあった情報が不存在の場合は、情報非公開決定通知書にその理由を記入し、請求者に通知するものとする。

(公開・非公開決定の延長)

第8条 主管課は、公開・非公開の決定期間を延長する場合は、情報公開決定期間延長通知書に延長する理由をできる限り具体的に記入し、請求者に通知するとともに、その写しを総務課へ返送する。この場合において、決定することができる時期があらかじめ予測できるときは、その時期を明記するものとする。

(情報の閲覧方法)

第9条 情報の閲覧を請求された場合は、次に掲げる区分により取り扱うものとする。

(1) 文書、図面及び写真については、これらの原本又はその写しを閲覧に供する。

(2) スライドフィルム、映写フィルムその他のフィルム及び電磁的記録等については、現に保有する機器等で出力が容易に可能なものに限る。

2 公開部分と非公開部分とが別ページに記載されているときは、当該非公開部分を取り外して閲覧に供するものとし、取り外しができないときは、公開する部分を複写したものをもって閲覧に供するものとする。

3 公開部分と非公開部分とが同一ページに記載されているときは、当該非公開部分を覆って複写したものをもって閲覧に供するものとする。

(情報の写しの交付方法)

第10条 請求者から情報の写しの交付の請求があった場合は、当該写しを作成する部分を十分確認してから行う。

2 文書、図面及び写真については、複写機により、写しを作成して交付する。

3 図面、フィルム等で委託の方法により複製することが可能な場合は、当該委託により作成したものを交付する。

(情報の公開の実施)

第11条 情報の公開を実施する場合は、次により処理するものとする。

(1) 情報の公開は、あらかじめ送付した情報公開決定通知書(情報一部公開決定通知書を含む。)により指定した日時及び場所で実施し、総務課の職員は、請求者に対して当該情報公開決定通知書の提示を求める。

(2) 請求者が指定の日時に来庁することができなかったときは、総務課の職員は、当該請求者と相談の上、別の日時に公開を実施することができるものとする。この場合において、新たに情報公開決定通知書又は情報一部公開決定通知書は送付しないものとする。

(写しの交付に要する費用)

第12条 情報の写しの作成に要する費用は、規則第6条に定める額とする。

2 送付に要する費用については、請求者から郵送に要する実費を求めるものとする。

3 行政資料の写しの交付の申出があったときは、前2項の規定により取り扱うものとする。

(実施状況の公表)

第13条 実施状況の公表は、総務課において各実施機関の状況を公表するものとする。

2 実施状況を公表する時期は、毎年6月末までとし、前年度の実施状況を公表するものとする。

(審査請求の処理)

第14条 条例第9条の規定による公開・非公開の決定又は公開の請求に係る不作為について、審査請求があった場合は、次に掲げる手続により処理する。

(1) 審査請求の受付は、審査請求人の利便及び統一的運用を図る必要から、総務課において行うものとする。

(2) 審査請求は、書面によることを要するものとし、口頭による審査請求があったときは、書面による正規の手続をとるよう指導する。

(3) 審査請求の検討は、主管課において行うものとする。

(4) 処分庁又は審査庁は、審査請求書が送付されたときは、当該審査請求書が行政不服審査法(平成26年法律第68号)に定める審査請求の要件を満たしているかどうかについて確認しなければならない。この場合において、審査請求書の記載内容及び添付書類について、不備があって補正が可能なときは、その補正を求めるものとする。

(5) 審査請求人が補正の命令に応じないとき又は当該審査請求が明らかに不適法であるときは、処分庁又は審査庁は、裁決により却下するものとする。

2 処分庁又は審査庁は、審査請求があった場合は、遅滞なく情報公開諮問書を作成し、条例第14条の2の規定により、審査会に、次に掲げる書類を添えて諮問する。

(1) 審査請求書の写し

(2) 請求書の写し

(3) 決定通知書の写し

(4) 前3号に掲げるもののほか、審査を行うために必要と認める書類

3 処分庁又は審査庁は、審査会から意見若しくは説明を求められ、又は必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じるものとする。

4 審査会は、条例規則及び有田町情報公開・個人情報保護審査会規則(平成18年有田町規則第9号)により審査し、その結果を処分庁又は審査庁に答申する。

5 処分庁又は審査庁は、審査会から答申書を受理したときは、その答申を尊重して、速やかに当該審査請求に対する裁決を行うものとする。

6 処分庁又は審査庁は、審査請求について棄却する旨の裁決をしたときは、当該裁決書の謄本を当該審査請求人に送付するとともに、その写しを総務課に送付する。

7 処分庁又は審査庁は、審査請求を認容し、情報の公開をする場合は、当該審査請求人に対し、裁決書の謄本を送付するとともに、総務課に対しても、これらの写しを送付するものとする。この場合において、当該裁決に係る情報について条例第9条第5項の規定により第三者の意見を聴取したときは、当該第三者に対し文書により、当該裁決の内容を通知するものとする。

附 則

この訓令は、平成18年3月1日から施行する。

附 則(平成28年訓令第4号)

(施行期日)

1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

(経過措置)

2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

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有田町情報公開事務取扱要綱

平成18年3月1日 訓令第9号

(平成28年4月1日施行)