○有田町上下水道事業文書事務取扱規程

平成18年3月1日

水道事業管理規程第3号

(趣旨)

第1条 この規程は、有田町の水道事業、公共下水道事業、農業集落排水事業及び浄化槽整備推進事業(以下「上下水道事業」という。)における文書事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において「文書」とは、事務執行上の意識を記載し、上司の決裁又は閲覧を要する書類、冊子その他の物件をいう。

(文書事務取扱いの原則)

第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(簿冊)

第4条 上下水道課に、次の簿冊を備える。

(1) 文書件名簿

(2) 金券処理簿

(3) 例規番号簿

(4) 執務日誌

(文書収受)

第5条 上下水道課に到着した文書は、次に定めるところにより取り扱わなければならない。

(1) 普通文書は、これを開封し、文書の余白に受付印を押し、文書件名簿に記載し、番号を記入の上、決裁権者の閲覧を経なければならない。

(2) 親展文書は、開封せず、あて名人に交付する。

(3) 官報、県公報その他定期刊行物又は軽易な文書は、受付印を押し、適宜処理する。

(4) 受付日時が権利の得失に関係がある文書は、第1号の規定による手続のほか、収受の日時を文書の余白に記入し、取扱者の認印を押し、その開封を添付する。

(閲覧)

第6条 文書(秘密文書を除く。)は、公務のほか、課長の許可を得ないで他人に謄写させ、若しくは閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。

(文書の格納)

第7条 重要文書は、「非常持出」の表示のある適当な書庫に格納しなければならない。

(重要物件の取扱い)

第8条 現金、金券、有価証券及び送金通知書を接受した場合は、金券処理簿に記入の上、企業出納員の受領印を受けなければならない。

(文書処理)

第9条 課長は、文書を査閲し、処理の要旨を指示して職員に交付する。この場合において特に重要と認める文書の処理については、課長は、あらかじめ上下水道事業の管理者の権限を行う町長(以下「管理者」という。)の指示を受けなければならない。

(起案)

第10条 文書の起案は、起案用紙を用いてしなければならない。

(決裁文書)

第11条 管理者の決裁を要する文書が決裁になったとき(行政事務部局と合議を要するものにあっては、合議を終えたとき)は、原議に決裁済の年月日を記入しなければならない。

2 前項の規定は、課長の専決に属する文書が決裁になったときについて、準用する。

(合議)

第12条 行政事務部局の主管事務に関係がある回議については、その関係がある行政事務部局に合議しなければならない。

2 合議された案に対して異議のあるときは、協議し、協議の整わないときは、管理者の裁定を受けるものとする。

(文書記号等)

第13条 文書には、次に定めるところにより文書記号及び文書番号を付さなければならない。

(1) 文書記号は、「有公企」とする。

(2) 文書番号は、毎年4月1日をもって更新する。

(急施を要する文書)

第14条 緊急に処理を要する文書には、その欄外に赤色の紙片をはり付けるものとする。

(文書のつづり)

第15条 文書は、種別ごとを1件とし、起案から完結に至るまで一括してつづるものとする。

(文書の編さん保存)

第16条 完結文書は、別表に定めるところにより編さん保存しなければならない。ただし、他の方法によることが適当と思われる場合は、この限りでない。

(執務日誌)

第17条 執務時間中に発生した重要事項については、執務日誌に記載し、管理者の検閲を受けなければならない。

附 則

この規程は、平成18年3月1日から施行する。

附 則(平成20年水管規程第2号)

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年水管規程第1号)

(施行期日)

1 この規程は、平成21年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の日の前日までに、下水道事業等の公営企業化に伴う関係訓令の整理に関する訓令(平成21年有田町訓令第2号)第4条の規定による廃止前の有田町浄化槽整備推進事業会計規程(平成18年有田町訓令第60号)の規定によりなされた手続その他の行為は、第10条の規定による有田町上下水道事業会計規程の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。

附 則(平成28年上下水管規程第1号)

(施行期日)

1 この規程は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

別表(第16条関係)

文書保存期間

1 永久保存文書

(1) 条例、規程その他例規となるべきもの及び重要な告示の原議書

(2) 事業計画その他計画及びその実施に関するもので重要な書類

(3) 関係機関の特許及び認可並びに令達その他往復文書で重要な書類

(4) 訴願、訴訟及び審査請求に関する書類

(5) 職員等の任免、進退、賞罰その他身分に関するもので重要な書類

(6) 調査、統計、報告、証明等で特に重要な書類

(7) 財産の取得、管理及び処分に関するもので重要な書類

(8) 基本財産、積立金及び各種資金に関する重要な書類

(9) 事務引継書その他これに準ずる特に重要な書類

(10) 会計上の帳簿及び証拠書類

(11) 予算及び決算に関する特に重要な書類

(12) 起債及び借入金に関する重要な書類

(13) 原簿、台帳、図面等で重要なもの

(14) 認可、許可又は契約に関する重要なもの

(15) 前各号に掲げるもののほか、永久保存の必要があるもの

2 10年間保存文書

(1) 備品の出納に関するもの

(2) 予算、決算及び出納に関するもの

(3) 工事又は物品等に関する契約で重要なもの

(4) 補助金に関する重要なもの

(5) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの

(6) 陳情等に関するもの

(7) 往復文書で永久保存の必要はないが6年以上保存の必要があるもの

(8) 決算を終えた金銭及び物品に関する書類

(9) 決算を終えた工事の設計書等の工事関係書類

(10) 前各号に掲げるもののほか、10年間保存の必要あるもの

3 5年間保存文書

(1) 調査、統計、報告及び証明に関するもの

(2) 伺、願、通知、契約書等の書類で5年を超えて保存する必要がないもの

(3) 出張命令簿、出勤簿、文書件名簿、各種文書及び物品の配布簿

(4) 予算、決算及び出納に関するもの

(5) 前各号に掲げるもののほか、5年間保存の必要があるもの

4 1年間保存文書

前記保存文書に該当しない文書

有田町上下水道事業文書事務取扱規程

平成18年3月1日 水道事業管理規程第3号

(平成28年4月1日施行)