○有田町文書編さん保存規程
平成18年3月1日
訓令第4号
(趣旨)
第1条 この規程は、文書の編さん及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(整理保存の原則)
第2条 文書は、常に整理し、重要なものは、非常災害時に際していつでも持ち出しができるようあらかじめ整理し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。
(編集及び保存の主管)
第3条 完結文書は、主管課においてそれぞれ分類編集し、かつ、責任をもって保存しなければならない。ただし、別に定めるところにより、町長の許可を得て書庫に保存することができる。
(保存期間)
第4条 完結文書の保存期間は、別表のとおりとする。ただし、主管課は、町長の許可を得て保存期間を変更することができる。
2 文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、条例等については、完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。
3 保存期間は、別段の定めのあるもののほか、この規程によらなければならない。
(編さん方法)
第5条 完結文書は、次に掲げるところによって編さんしなければならない。
(1) 会計年度ごとにすること。ただし、暦年ごとに整理することが適当なものについては、暦年ごとにすること。
(2) 文書は、施行年月日の順に上から下に編さんすること。
(3) 編さんする文書には、各冊ごとに保存文書目次(様式第1号)を付けること。ただし、5年保存文書、3年保存文書及び1年保存文書に属するものは、これを省略することができる。
(4) 文書に添付した図面、図表又は紙の大きさが本書と異なり、ともに編さんができないものは、その目次に注記して別冊に編さんすることができる。
(5) 同一種類の文書であって保存年限を異にするものは、年限を区分して編さんすること。
(6) 簿冊の厚さは、10センチメートルを標準として、1冊に製本できないものは、適当に分冊すること。
(7) 簿冊には、文書整理背表紙(様式第2号)を付して、簿冊年度・年、文書分類番号、簿冊番号、簿冊名、完結年月日、保存期間、廃棄年度、所属課名等を記載すること。
2 主管課長は、文書の編さんが終わったときは簿冊目録(様式第3号)2通を作成し、そのうち1通を総務課長に送付すること。
3 町長の許可を得て書庫に保存するものは、簿冊目録2通を作成し、そのうち1通を総務課長に送付すること。
(文書の廃棄)
第6条 保存期間の満了した文書(永久保存に属する文書で10年ごとに精査し、永久保存の必要がないと認めるものを含む。)は、簿冊目録を整理の上、総務課長に回付しなければならない。
2 総務課長は、前項の規定により文書の回付を受けたときは、防犯上の処置を講じて廃棄の処分をしなければならない。
(持ち出し等の禁止)
第7条 保存文書は、庁外に持ち出し、又は職員以外の者に閲覧させ、若しくは複製させることができない。ただし、町長の許可を得たときは、この限りでない。
(書庫の管理)
第8条 総務課長は、保存文書を毎年1回以上日光に当て、常に火災、盗難、虫害及び湿潤の予防をしなければならない。
附則
この訓令は、平成18年3月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第4号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
別表(第4条関係)
永久保存 | (1) 法規文、公示文及び令達文の原議書並びにその令達原簿 (2) 議会の会議録、議決書等議会に関する重要な書類 (3) 都市計画、事業計画その他の計画及びその実施に関するもので重要な書類 (4) 町史の資料及び資料となるべき重要な書類 (5) 関係機関の特許、認可及び令達、通知その他往復文書で重要な書類 (6) 訴願、訴訟及び不服申立てに関する書類 (7) 職員等の任免、賞罰その他身分に関するもので、重要な書類 (8) 調査、統計、報告、証明等で特に重要な書類 (9) 待遇及び表彰に関するもので重要な書類 (10) 財産の取得管理処分に関するもので重要な書類 (11) 事務引継書及びその他これに類するもので重要な書類 (12) 町債に関するもので重要な書類 (13) 契約書等町の権利義務に関するもので重要な書類 (14) 町の境界変更に関する書類 (15) 庁舎、学校その他施設の設置及び処分に関するもので重要な書類 (16) 町の沿革に関する書類 (17) 願、伺、届及びこれに関するもので重要な書類 (18) 予算書、決算書及び金銭出納で特に重要な書類(財政及び会計所管のもの) (19) 台帳、原簿等で重要な書類 (20) 前各号に掲げるもののほか、永久保存の必要がある重要な書類(栄典など) |
10年保存 | (1) 議会に関する書類 (2) 会計上の帳簿及び証拠書類に関する書類 (3) 備品の出納に関する書類 (4) 予算決算及び出納に関する重要な書類 (5) 土木・建築に関する書類及び図書 (6) 災害救助に関する書類 (7) 工事又は物品等に関する契約で重要な書類 (8) 補助金に関する重要な書類 (9) 調査、統計、報告、証明等で重要な書類 (10) 陳情に関する重要な書類 (11) 前各号に掲げるもののほか、10年保存の必要がある書類 |
5年保存 | (1) 給与に関する重要な書類 (2) 重要文書の収発に関する書類 (3) 予算決算及び出納に関する書類 (4) 調査、統計、報告及び証明に関する書類 (5) 照会、回答その他重要な往復文書に関する書類 (6) 一時の処理に係る願、届出及び通令達で5年間保存の必要な書類 (7) 公用・公共用施設の設計施工に関する書類 (8) 各種行政施策に関するもので重要な書類 (9) 前各号に掲げるもののほか、5年保存の必要がある書類 |
3年保存 | (1) 職員の勤務の実態を証するもの(宿日直日誌、出勤簿、出張命令、時間外勤務、休日勤務簿、休暇願等) (2) 定期昇給 (3) 官報及び県公報 (4) 予算編成に関する書類(財政及び会計所管以外) (5) 物品の売買契約に関する書類 (6) 金銭出納に関する書類 (7) 重要な講習会及び会議に関するもので軽易な書類 (8) 前各号に掲げるもののほか、3年保存の必要がある書類 |
1年保存 | (1) 軽易な照会、回答、願、伺、届等で他日参照を必要としない書類 (2) 処理を終わった一時限りの願、届及びこれらに準ずるもの (3) 文書整理簿 (4) 軽易な帳簿 (5) 前各号に掲げるもののほか、1年間保存の必要があると認めるもの |
