○有田町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
令和6年9月9日
訓令第8号
(目的)
第1条 この要綱は、戸籍法(昭和22年法律第224号。以下「法」という。)第2条の規定により町長が管掌する戸籍事務に関し、戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理のために必要な事項を定め、もって戸籍データの厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと住民環境課に設置した戸籍専用端末により戸籍事務及び別表に列挙する戸籍関連事務を行うために運用するシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイル、その他戸籍情報システムに関する仕様書を総称していう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るためデータ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、住民環境課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害(次項において「災害等」という。)の発生に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 災害等が発生したときは、保護管理者は速やかにその経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
(戸籍データ取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、住民環境課副課長のうち保護管理者が指名する者をもって充てる。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失及び損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 端末装置は、来庁者から戸籍データの内容が読み取られるおそれのない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならず、又はこれを他の業務に利用してはならない。
4 戸籍データは、不用となったときは、速やかに裁断等により復元不可能な処理を施したうえで処分しなければならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 持ち運び可能な磁気ディスク等は、施錠が可能で持ち運びができない保管用具に保管する等の方法により安全を確保するとともに、その使用に関して厳重に管理すること。
(2) 持ち運び可能な磁気ディスク等には格納した記録内容がわかるようラベルで明示すること等により適正に管理すること。
(3) 持ち運び可能な磁気ディスク等の受払及び管理に関しては、ラベルの名称、作成期日その他の必要な事項について、台帳に記録すること。
(4) 持ち運び可能な磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去し復元不可能な処理を施したうえで、焼却、裁断等により処分すること。
(5) 戸籍情報システムにおけるクラウドサービスは、サービスを利用する形態であり、保護管理者は戸籍サーバの物理的な所在並びに磁気ディスクの交換及び廃棄の実施の有無を知り得ないことから、外部認証(PCIDSS又はISO規格等の適切なデータセキュリティ基準の認証をいう。)を取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することとし、もって適切な磁気ディスクの管理と戸籍データの漏えい防止を図ること。
(6) 前号の外部認証の取得の継続性に関しては、戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得状況を確認することとし、保護管理者は必要に応じて、認証取得の継続性を戸籍管理システム事業者に確認すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠が可能で持ち運びができない保管用具に保管する等の方法により安全を確保するとともに、その使用に関して厳重に管理すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日その他の必要な事項について、台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却又は裁断等の復元不可能な処理を施したうえで処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄をしようとするときは、あらかじめ保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバへのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスについて、業務処理範囲に限定した権限を受けた操作者に対しID及びパスワードを設定し、並びにこれを発行しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者の戸籍サーバへのアクセスに制限を設け、正当に権限を有する者以外のアクセスを防止しなければならない。
3 戸籍情報システム事業者は、戸籍サーバへのアクセスに関する履歴を常時記録し、保護管理者が必要と認めるときは、請求に応じて当該記録を確認させなければならない。
4 保護管理者は、緊急事態発生時又は発生のおそれがあるとき、若しくはこれを認知したとき(以下これらを総称して「緊急事態発生時等」という。)のため、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を整備しておかなければならない。
(戸籍データへのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスについて業務処理範囲に限定した権限を受けた操作者に対しID及びパスワードを設定し、並びにこれを発行しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスに制限を設け、正当に権限を有する者以外のアクセスを防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急事態発生時等の保守作業に限り許可し、ID及びパスワードを設定し、並びにこれを発行しなければならない。
4 戸籍情報システム事業者は、戸籍データへのアクセスに関する履歴を常時記録し、保護管理者が必要と認めるときは、当該記録を確認させなければならない。
5 保護管理者は、緊急事態発生時等のため、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を整備しておかなければならない。
(戸籍情報システムへのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、発行しなければならない。
2 戸籍情報システムのバージョンアップ実施後の動作確認は住民環境課職員が行うこととし、戸籍情報システム事業者は、当該動作確認のため戸籍情報システムを操作してはならない。
3 戸籍情報システムのアクセス履歴は常時記録し、利用状況は保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。
(アクセス権限の漏洩防止の措置)
第14条 戸籍サーバ、戸籍データ、又は戸籍情報システムにアクセスするためのID及びパスワードの発行を受けた者は、これが他者に漏れることがないよう適切に管理しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行及び保管等の運用方法を定め、これが他者に漏れることがないよう厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、発行したID及びパスワードを当該者以外の者に漏らしてはならない。
4 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当に権限を有する者以外の者に漏らしてはならない。
(戸籍情報システムに係る取扱状況の把握)
第15条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて次の事項を請求し、取扱い状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 戸籍専用端末の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) その他戸籍情報システムの管理運用に関すること。
(端末機の操作)
第16条 端末機は、取扱職員でなければ操作することができない。
2 端末機の操作において、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合を除いては、検索その他の操作をしてはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第17条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第18条 取扱責任者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育及び訓練に関する研修を、保護管理者の承認を得て計画し、実施しなければならない。ただし、新任の取扱職員については、可能な限り早い時期に研修を実施するよう調整しなければならない。
(会議)
第19条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、住民環境課に戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、戸籍事務担当において処理する。
附則
(施行期日)
1 この要綱は、令和6年9月9日から施行する。
(有田町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程の廃止)
2 有田町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程(平成18年有田町訓令第12号)は、廃止する。
別表(第2条関係)
事務 | 主な事務詳細 | |
戸籍関連事務 | 附票事務 | ― |
人口動態事務 | ― | |
民刑事務 | ― | |
証明、通知等事務 | (1) 埋火葬許可証の発行 (2) 不在籍証明の発行 (3) 身分証明書の発行 (4) 要件具備証明書の発行 (5) 住民票記載事項通知(法第9条第2項) (6) 相続税法(昭和25年法律第73号)第58条通知 |