本人通知制度とは
住民票の写しや戸籍謄本などを本人以外の第三者に交付した場合に、事前に登録した人に対して、交付した事実を郵送でお知らせする制度です。この制度を希望される人は、事前に登録申込が必要です。
通知の対象となる証明書
- ・住民票の写し、住民票記載事項証明
- ・戸籍謄本・抄本、戸籍記載事項証明
- ・戸籍の附表の写し
※消除または除かれたものも含みます
登録の手続き
登録できる方
有田町に住民登録している人または有田町に本籍がある人（除かれた人を含む）
必要書類
- 事前登録申込書（町役場にあります。町ホームページからもダウンロードできます。）
- 申込者の本人確認書類（運転免許証、パスポート等）
- 代理人が申込む場合は代理権限を明らかにする書類（委任状、戸籍謄本、登記事項証明など）
登録受付窓口
※疾病等その他やむを得ない理由により窓口で申請することができない場合は、郵送による手続きもできます。（本人確認書類の写しを同封）
住民票などの第三者による請求とは
住民基本台帳法および戸籍法により、本人以外の第三者についても、自己の権利行使や義務履行のため住民票や戸籍の内容の確認が必要な場合などに、住民票や戸籍謄本などの証明書を請求することができます。また、特定事務受託者（※）についても受任している事務の遂行に必要な場合は、各士業界が発行している職務上請求用紙により住民票などを請求することができます。
※特定事務受託者とは、弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士および行政書士をいいます。（俗に「八士業」と呼ばれています）
通知の対象となる請求とは
本人等の代理人からの請求
本人等とは、住民票の写しにおいては「本人または本人と同一世帯に属する者」、戸籍謄抄本および戸籍の附表の写しにおいては「戸籍に記載されている者、またはその配偶者、直系尊属・卑属」をいいます。
代理人以外の第三者からの請求
第三者とは、本人等以外の個人、法人および特定事務受任者をいいます。
※国や地方公共団体からの請求および町長が特別の事情があると認めた請求は除く。
通知の内容について
通知の時期
原則として、証明書を交付した日から30日を経過する日以降に登録者本人宛に郵送で通知します。これは、訴訟の提起や債券保全など正当な理由に基づき請求する場合、一定期間、相手方に知られることなく準備を行う必要があると考えられる権利を保護するためのものです。
通知の内容
交付年月日・証明書の種別および交付通数
※交付申請者の種別、交付申請した第三者の氏名住所などは通知しません。
※住民票の写しなどを第三者に交付した内容については、「有田町個人情報保護条例」に基づき、本人が開示請求をすることができます。ただし、規定の範囲内となり、項目によっては、非開示となる場合があります。
その他注意事項
登録の有効期限は、廃止の届出が出された場合、登録者が死亡または失踪宣告を受けた場合、住民票が職権消除された場合などは登録が廃止されます。住民異動などにより登録した内容に変更が生じた場合は、住民票の住所変更届とは別に、本制度の変更届が必要となります。変更届を行わなかったことにより通知書が返戻された場合は登録が廃止されます。本制度は、不当な請求を抑止し、個人の権利利益の不当な侵害を防止することを目的とする制度ですので、制度の趣旨を十分ご理解の上、申し込みをしてください。