○有田町文書事務取扱規程

平成18年3月1日

訓令第3号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書記号及び文書番号(第9条・第10条)

第3章 文書の収受及び交付(第11条―第31条)

第4章 文書の浄書及び発送(第32条―第38条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 有田町における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程に定めるところによる。

(定義)

第2条 この規程において「文書」とは、有田町役場において収受し、発送し、又は保管するすべての文書をいう。

(文書事務取扱いの原則)

第3条 文書事務の取扱いは、正確、迅速、丁寧に行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(課長の責務)

第4条 課長は、常にその課における文書事務の取扱いが文書事務取扱いの原則に従って行われるよう努めなければならない。

(文書取扱いの責任区分)

第5条 文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次に掲げるとおりとする。

(1) 受領、収受、配布、発送、保存及び廃棄 総務課及び主管課

(2) 起案、回議、決裁、浄書、照合、整理、保管、編集及び引継ぎ 主管課

(簿冊)

第6条 総務課には、次の簿冊を備えなければならない。

(1) 文書件名簿(様式第1号)

(2) 金券処理簿(様式第2号)

(3) 例規番号簿(様式第3号)

(4) 郵便発送簿(様式第4号)

(5) 電報収受簿(様式第5号)

(6) 処務日誌(様式第6号)

2 各課には、文書件名簿を備えなければならない。

(閲覧)

第7条 文書(秘密文書を除く。)は、公務のほか、主管課長の許可を得ないで職員以外の者に謄写させ、若しくは閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。ただし、町長の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の庁外持ち出し)

第8条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を得たときは、この限りでない。

第2章 文書記号及び文書番号

(文書記号及び文書番号)

第9条 文書には、課ごとに文書記号及び文書番号(以下この項において「文書記号等」という。)を付けなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの、届書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定例的な報告書

(2) 証明に関する文書

(3) 軽易な文書

(4) 部内者からの文書及び部内者に対する文書

(5) 請求書

(6) 電報

(7) 文書記号等を付けることを要しないように様式が定められている文書

(8) 文書記号等を付ける必要がないと総務課長が認めた文書

2 文書番号は、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い、課単位で会計年度による一連番号とし、その文書が完結するまで同一番号を用いる。

(条例等の記号及び番号)

第10条 条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに記号及び番号を付けるものとする。

2 前項の記号は、それぞれ「有田町条例」、「有田町規則」、「有田町告示」及び「有田町訓令」とする。

3 第1項の番号は、当該条例、規則、告示及び訓令の公布の順序に従い、暦年による一連番号により付けるものとする。

第3章 文書の収受及び交付

(総務課における文書の収受及び交付)

第11条 有田町役場に到着した文書は、総務課において収受し、郵便料が未納又は不足の場合は、公務に関係があると認められるものに限り、その料金を納めて受理する。

2 執務時間外及び休日における文書及び物件は、有田町当直規程(平成18年有田町訓令第26号)の定めにより、取り扱うものとする。

(文書の収受)

第12条 収受した文書は、次条の規定により総務課で収受したもののほかは、直ちに主管課に配布し、主管課は、受付印(様式第7号)を押印し、当該文書を文書件名等に記載しなければならない。

2 受付の日時が権利の得喪又は変更に係る文書と認められる文書については、受付年月日のほか、収受時刻を記載し、かつ、取扱者の認印を押印しておかなければならない。

(総務課における特殊文書の取扱い)

第13条 親展文書、書留、電報及び秘密文書は、開封せず、封皮に受付印を押印し、文書件名簿に所要事項を記入の上、直接名あて人に配布する。

2 前項の規定により直接名あて人に配布された文書で、その内容が一般文書として取り扱うべき性質のものであるときは、総務課に返付し、総務課においては、前条に規定する手続をとらなければならない。

3 2以上の課に関連がある文書は、最も関係の深い課に配布する。この場合において、当該文書を配布された課は、速やかに他の課に当該文書の写しを送付し、又は急を要する場合は、関係課長の閲覧に供さなければならない。

(重要物件の取扱い)

第14条 現金、金券、有価証券、送金通知書等を収受した場合は、金券処理簿に記入の上、財政課長に回付し、会計管理者に送付し、その受領印を受けなければならない。

(配布文書の取扱い)

第15条 各課においては、文書が配布されたときは、文書件名簿に所要事項を記入し、これを処理する。

(配布文書の返付)

第16条 各課においては、その主管に属さない文書が配布されたときは、直接他の課に転送することなく、その旨をその文書に付せんして課長が押印の上、総務課に返付しなければならない。

(文書処理)

第17条 各課の主管に係る文書は、課長が閲覧し、処理の要旨を指示して課員に交付する。この場合において、特に重要と認める文書の処理については、課長は、あらかじめ上司の指示を受けなければならない。

(収受文書の返還等)

第18条 収受した文書で有田町の主管に属さない文書は、返還又は転送の手続をとり、その旨を文書件名簿の備考欄に記入するものとする。

(電話等による聴取)

第19条 各課において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、聞取書(様式第8号)に記載して取り扱わなければならない。

(起案)

第20条 文書の起案は、起案用紙(様式第9号)を用いてしなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、定例的に報告するもの、軽易な照会、回答、通知等については、一定の簿冊をもって回議することができる。

3 回議書には、必要により、本文の前に起案の理由を簡単に記述し、又は関係法規その他参考となる事項若しくは書類をその末尾に付記し、若しくは添付しなければならない。

(合議)

第21条 起案文書の事案が他課の主管事務に関係のあるものは、主管課長の意思決定を経た後、当該関係課長に合議しなければならない。

2 合議された事案に対して異議のあるときは、口頭をもって協議し、協議が整わないときは、上司の裁断を受けるものとする。

3 合議した事案が当初の起案と異なって決裁されたとき、又は廃案になったときは、主管課長は、合議した課長にその旨を通知しなければならない。

(決裁文書)

第22条 町長又は副町長の決裁を要する文書が決裁になったとき(他の執行機関と合議を要するものにあっては、合議を終えたとき)は、総務課において、これを速やかに主管課に返付し、主管課(起案者)において、原議に決裁済の年月日を記入しなければならない。

2 課長の専決に属する文書が決裁になったときは、その主管課において原議に決裁済の年月日を記入しなければならない。

(法令審査)

第23条 条例案、議案、規則案その他法令に関する文書の回議は、関係課の合議を経て有田町法制審査委員会に提出し、審査を受けなければならない。

(急施を要する文書)

第24条 至急に処理を要する文書には、その欄外に赤色の紙片をはり付けるものとする。

(廃案文書)

第25条 廃案文書には、欄外に「廃案」と朱書する。

(秘密文書の種類)

第26条 秘密文書については、秘密保全の必要度に応じて、次の3種類に区分する。

(1) 極秘 秘密保全が最高度に必要であって、その漏えいが町の利益に損害を与えるおそれがあるもの

(2) 秘 極秘に次ぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせてはならないもの

(3) 部外秘 前2号のいずれの区分にも属さない秘密であって、通常部内の使用のみにとどめるもの

(秘密文書の表示)

第27条 秘密文書には、その区分を表す「極秘」、「秘」及び「部外秘」の文字を朱書しなければならない。

(秘密文書番号)

第28条 秘密文書には、別に定める記号を付し、その番号は会計年度による一連番号とする。

(秘密文書の取扱い等)

第29条 「極秘」の文書の取扱責任者及び保管責任者(次項において「責任者」という。)は、総務課長とする。

2 「秘」及び「部外秘」の文書の責任者は、主管課長とする。

(秘密の保持)

第30条 職員は、秘密文書を関係者以外に漏えいしてはならない。

(文書のつづり)

第31条 文書は、1件ごとに起案から完結に至るまで一括してつづるものとする。

第4章 文書の浄書及び発送

(発送文書の上司決裁)

第32条 発送する文書は、すべて上司の決裁を経なければならない。

(浄書及び校合)

第33条 決裁済の文書で浄書を要するものは、原則として主管課において行う。

(公印等の押印)

第34条 施行する文書は、公印を押さなければならない。ただし、町の機関に対して施行する文書(権利の得喪又は変更に関する文書その他特に重要な文書を除く。)及び軽易な文書については、公印を省略することができる。

2 前項に定めるもののほか、公印の使用については、有田町公印規程(平成18年有田町訓令第5号)の定めるところによる。

(文書の発送)

第35条 発送文書は、特定のものを除くほか、退庁時限1時間前までに総務課に回付しなければならない。ただし、急を要する文書は、この限りでない。

(文書の編さん保存)

第36条 完結文書は、有田町文書編さん保存規程(平成18年有田町訓令第4号)の定めるところにより、編さん保存しなければならない。

(処務日誌の記載)

第37条 総務課長は、執務時間中に発生した重要事項を処務日誌に記載しなければならない。

(文書の保管)

第38条 重要文書は、「非常持出」の表示のある適当な書庫に保管しなければならない。

附 則

この訓令は、平成18年3月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第4号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(様式に関する経過措置)

2 この訓令の施行の際現にある第2条の規定による改正前の有田町文書事務取扱規程、第6条の規定による改正前の有田町臨時(日々雇用)職員取扱要綱、第7条の規定による改正前の有田町非常勤嘱託員取扱要綱、第9条の規定による改正前の有田町職員服務規程及び第11条の規定による改正前の口座振替による町税等の収納事務取扱要領による様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、それぞれこの訓令による改正後の様式によるものとみなす。

3 この訓令の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

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有田町文書事務取扱規程

平成18年3月1日 訓令第3号

(平成19年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 町長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成18年3月1日 訓令第3号
平成19年3月30日 訓令第4号