○有田町個人情報保護事務取扱要領

平成18年3月1日

訓令第10号

(趣旨)

第1条 この要領は、別に定めがあるもののほか、有田町個人情報保護条例(平成18年有田町条例第7号。以下「条例」という。)及び有田町個人情報保護条例施行規則(平成18年有田町規則第8号。以下「規則」という。)の規定に基づく個人情報の保護に関し必要な事項を定めるものとする。

(所掌事務等)

第2条 全ての実施機関が保有する個人情報の開示、訂正、削除又は利用停止の請求及び提供の申請(以下「開示請求等」という。)に係る事務は、総務課で一元的に行う。

2 総務課で行う事務は、次のとおりとする。

(1) 開示請求等に係る案内及び相談に関すること。

(2) 開示請求等の受付及び受理に関すること。

(3) 開示請求等に関する事務についての連絡調整に関すること。

(4) 個人情報の開示の実施に関すること。

(5) 個人情報の開示に係る実費の徴収に関すること。

(6) 個人情報の開示決定等及び個人情報の提供、訂正、削除又は利用停止の不承認の決定(以下「開示、不承認等の決定」という。)に対する審査請求書の受理に関すること。

(7) 個人情報の保護に関する施策の総合的な推進に関すること。

(8) 個人情報取扱事務の届出の受理に関すること。

(9) 開示決定等及び審査請求に対する裁決に係る主務課との協議に関すること。

(10) 有田町個人情報開示検討委員会の庶務に関すること。

(11) 有田町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

3 個人情報を取り扱う課等(以下「主管課」という。)で行う事務は、次のとおりとする。

(1) 主管課において取り扱う個人情報の適正管理に関すること。

(2) 個人情報取扱事務の届出に関すること。

(3) 開示請求等に係る相談に関すること。

(4) 開示請求等に係る個人情報の検索及び特定に関すること。

(5) 個人情報の開示決定等及び決定期間の延長に関すること。

(6) 有田町個人情報開示検討委員会への事案の付議に関すること。

(7) 開示を決定した個人情報が記載された情報の総務課窓口への搬入に関すること。

(8) 個人情報が記載された情報の写しの作成に関すること。

(9) 条例第15条第6項に規定する第三者からの意見の聴取に関すること。

(10) 条例第15条第7項に規定する第三者への通知に関すること。

(11) 個人情報の取扱いに係る審査会の意見聴取又は諮問に関すること。

(12) 個人情報の開示、不承認等の決定に対する審査請求事案の審査会への諮問に関すること。

(13) 個人情報の訂正、削除及び利用停止に関すること。

(14) 個人情報の開示、不承認等の決定に対する審査請求についての裁決に関すること。

(個人情報取扱管理者)

第3条 各主管課における個人情報取扱事務を適正に管理及び執行させ、個人情報の保護を図るため、個人情報取扱管理者(以下「管理者」という。)を置き、当該主管課の長をもって充てる。

2 管理者の職務は、次に掲げるとおりとする。

(1) 個人情報の適正な管理について定期的に点検し、主管課の職員の指揮、監督等に努めること。

(2) 重要な個人情報は、管理者が保管し、適切に管理すること。

(3) 個人情報取扱事務の執行上、担当職員以外の者に個人情報が漏れることのないよう細心の注意を払うこと。

(4) フロッピーディスク、磁気テープ、磁気ディスクその他データを記録している磁気媒体に関しては、管理者の承認を得ないで、庁舎外部への持出し、貸与等がないよう適正に管理すること。特に、個人情報が記録されたデータについては、庁舎外部への持出し及び貸与は、厳禁とする。

(5) 保存期間の経過により、個人情報を含んだ情報を廃棄するときは、その取扱いに十分注意するとともに、磁気媒体に残されているデータも併せて消去すること。

(6) 個人情報が不要になったときは、直ちに抹消すること。

(7) 保有する個人情報を常に正確なものとして維持し、適正に管理すること。

(8) 前各号に掲げるもののほか、個人情報の適切かつ安全な管理のために必要な措置を講ずること。

(個人情報取扱事務の届出)

第4条 主管課は、規則第2条第1項の規定により個人情報取扱事務を届け出ようとするときは、個人情報取扱事務届出書(様式第1号。以下「届出書」という。)を個人情報を保有する課等及び総務課を経由して町長に提出しなければならない。ただし、個人情報が一連の事務処理の過程で複数の課等を経由する場合で、個人情報の処理に関し記録が残らない主管課は、この限りでない。

2 個人情報の種類の例示は、別表のとおりとする。

3 届出書の提出を要する個人情報取扱事務は、次の各号のいずれかに該当する事務とする。

(1) 名簿、台帳、一覧表、リストその他これらに類するものにより個人情報を取り扱う事務

(2) 申請書、届出書その他これらに類するものにより個人情報を取り扱う事務

(3) レセプト、各種相談カード等識別項目により特定の個人を検索できるよう一定の書式で作成されたものにより個人情報を取り扱う事務

(4) 電子計算機により個人情報を処理する事務

(5) 前各号に掲げるもののほか、特定の個人を検索することができることとなる情報を取り扱う事務

4 前項の規定にかかわらず、次に掲げる事務については、届出書の提出を必要としないものとする。

(1) 刊行物(市販されている書籍その他一般に取得可能なものをいう。)に記載されている個人情報を取り扱う事務

(2) 法人その他の団体に関して記録された情報に含まれる当該法人その他の団体の役員に関する情報を取り扱う事務

(3) 事業を営む個人の当該事業に関する情報を取り扱う事務

(届出書の記載方法)

第5条 個人情報取扱事務を開始しようとするときの届出書の記載方法は、次のとおりとする。

(1) 「新規・変更・廃止」欄 新規を○で囲むこと。

(2) 「個人情報取扱事務の名称」欄 主管課における個人情報取扱事務を区分して記載するものとし、名称は、各主管課において分かりやすいものを適宜決定すること。

(3) 「個人情報の対象者の範囲」欄 届出に係る個人情報取扱事務においてどのような人の個人情報を収集するのかを明らかにし、当該事務で取り扱う個人の類型が把握できるよう具体的に記載すること。なお、対象者が複数ある場合は、箇条書すること(「○○講座受講者」、「○○許可申請者」、「65歳以上の高齢者等」等)

(4) 「個人情報の記録内容」欄 届出書の裏面に、取り扱う個人情報の種類について、該当するすべての項目の□欄にを付すること。項目中に該当するものがないときは、別表の個人情報の種類を参考にして項目名を記載した上で、□欄にを付すること。

(5) 「個人情報の収集方法」欄 該当する項目の番号すべてを○で囲むほか、次のとおりとすること。

 1の項に該当する場合 法令の根拠規定(○○法第○条第○項第○号)を記載すること。

 3の項に該当する場合 規則第3条の規定の該当する号を記載すること。

(6) 「電子計算機処理の有無」欄 該当する項目の番号を○で囲むこと。

(7) 「取扱開始年月日」欄 当該届出に係る事務を開始しようとする年月日(規則第2条第2項に規定する場合にあっては、開始した年月日)を記載すること。

(8) 前各号に掲げるもののほか、必要な項目を記載すること。

2 届け出た個人情報取扱事務の内容を変更するときの記載方法は、次のとおりとする。

(1) 「新規・変更・廃止」欄 変更を○で囲むこと。

(2) 提出年月日、実施機関名、主管課及び個人情報取扱事務の名称(以下「必須項目」という。)を記載した上で、変更する項目についてのみ変更後の内容を記載すること。

(3) 「備考」欄 変更する項目名及びその理由を記載すること。

3 届け出た個人情報取扱事務を廃止するときの記載方法は、次のとおりとする。

(1) 「新規・変更・廃止」欄 廃止を○で囲むこと。

(2) 必須項目を記載すること。

(3) 「備考」欄 廃止の理由を記載すること。

(収集)

第6条 主管課は、条例第6条及び規則第3条の規定により個人情報を収集しなければならない。

2 主管課は、規則第3条第8号の規定により審査会の意見を聴取するときは、個人情報取扱意見照会書(様式第2号。以下「照会書」という。)を総務課を経由して審査会に提出し、説明を行うものとする。

(外部への提供)

第7条 主管課は、条例第10条及び規則第4条の規定によらなければ個人情報を提供してはならない。

2 主管課は、規則第4条第1項第5号の規定により審査会の意見を聴取するときは、照会書を総務課を経由して審査会に提出し、説明を行うものとする。

3 主管課は、個人情報の提供の承認又は不承認の決定をしたとき(審査会の意見聴取を要しないものを含む。)は、提供等実施報告書(様式第3号)を総務課を経由して町長へ提出するものとする。

(運用状況の公表)

第8条 規則第5条の規定による個人情報保護制度の運用状況の公表は、次に掲げる事項について行うものとする。

(1) 個人情報取扱事務の件数

(2) 個人情報の提供申請の件数

(3) 提供の承認又は不承認の決定の件数

(4) 開示請求の件数

(5) 開示決定等の件数

(6) 個人情報の訂正又は削除の請求の件数

(7) 訂正及び削除の承認又は不承認の件数

(8) 審査請求の件数

(9) 裁決を行った件数

(10) 前各号に掲げるもののほか、必要な事項

(開示請求)

第9条 規則第6条第1項ただし書の代理人には、親権者等の法定代理人を含むものとし、窓口の職員は、適法な代理権を有しているかどうかを確認するとともに、提出された委任状等の内容に不備がないかを確認し、必要に応じて、本人に電話等で請求の意思の確認を行うなど慎重に対応する。

2 開示請求は、窓口に個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)を提出して行い、郵送、FAX、電話又は口頭による請求は受け付けないものとする。

3 窓口の職員は、開示請求の際に、本人又はその代理人であることを証する書類(以下「本人等確認書類」という。)の提示を求め、及び当該書類の写しを開示請求書に貼付するものとする。

4 本人等確認書類の例示は、おおむね次のとおりとする。

(1) 運転免許証

(2) 旅券

(3) 官公庁の発行する身分証明書

(4) 海技免状

(5) 電気工事士免状

(6) 無線従事者免許証

(7) 猟銃・空気銃所持許可書

(8) 毒物劇物営業許可書

(9) 国民健康保険被保険者証

(10) 船員保険被保険者証

(11) 国民年金手帳

(12) 恩給証書

(13) 共済組合員証

(14) 国民年金、厚生年金等の年金証書

(15) 船員手帳

(16) 宅地建物取引主任者証

(17) 印鑑登録証明書及び印鑑

(18) 前各号に掲げるもののほか、請求者本人であることを証すると認められる書類

5 本人等確認書類は、できるだけ自動車運転免許証等公的機関が発行する写真の貼付されたものによることとし、それ以外の場合にあっては、複数の本人等確認書類の提示を求め、実施機関で承知している本人又はその代理人に関する情報により照合し、又は本人に代理の確認をするなど、適切な方法を併用して、確実に本人又はその代理人であることの確認を行う。

6 請求者が身体の障害等により、自ら開示請求書を作成することが困難であるときは、窓口の職員は、代筆するなど適切に対応するものとする。

7 開示請求書は、原則として、開示請求に係る個人情報1件につき1枚とする。

(個人情報の開示)

第10条 条例第16条の規定に基づき個人情報の開示を実施したときは、個人情報開示実施報告書(様式第4号)を総務課を経由して、町長へ提出するものとする。

(個人情報の訂正及び削除)

第11条 条例第20条及び規則第9条から第11条までの規定により個人情報の訂正又は削除を行うときは、個人情報の開示の手続等に準じて行うものとする。

2 主管課は、個人情報の訂正及び削除の承認又は不承認の決定をしたときは、提供等実施報告書を総務課へ提出するものとする。

(個人情報の利用停止)

第12条 条例第20条の2及び規則第12条から第12条の3までの規定により個人情報の利用停止を行うときは、個人情報の開示の手続等に準じて行うものとする。

2 主管課は、個人情報の利用停止の承認又は不承認の決定をしたときは、提供等実施報告書を総務課へ提出するものとする。

(審査請求があった場合の取扱い)

第13条 個人情報の開示、不承認等の決定又は開示請求に係る不作為に対し、審査請求書の提出があったときは、総務課において受け付けるものとする。

2 前項の場合において、総務課は、審査請求の内容を確認した上、速やかに審査請求書の写しを主管課に送付するものとする。

3 主管課は、審査請求の内容について検討した結果、当該審査請求が不適法である場合又は審査請求を認容する場合を除き、速やかに審査会に諮問しなければならない。

4 主管課は、審査請求を認容する場合及び審査会から答申があったときは、速やかに審査請求に対する裁決の手続を行うものとする。この場合において、主管課は、総務課と協議の上、庁議に諮らなければならない。

5 主管課は、審査請求に対する裁決をしたときは、裁決書の謄本を審査請求人に送付し、裁決書の写しを総務課に送付しなければならない。

附 則

この訓令は、平成18年3月1日から施行する。

附 則(平成28年訓令第4号)

(施行期日)

1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

(経過措置)

2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

附 則(平成29年訓令第21号)

この訓令は、公布の日から施行する。

別表(第4条、第5条関係)

個人情報の種類

分類

具体的内容の例示

戸籍、住民記録に関する情報

氏名、住所、性別、生年月日、本籍・国籍、親族・続柄、結婚、出身地、親族関係、離婚、死亡、後見開始の審判、保佐開始の審判、補助開始の審判、破産、養子縁組、認知、年齢、住所歴、個人コード、日本人・外国人の別、印影、印鑑登録、印鑑登録番号、保証人、介護者、帰化、相続人

思想、信条等に関する情報

支持政党、宗教、主義・主張、趣味・し好、思想、信条、信仰、感想・意見、動機

身体的特徴、健康状態等心身に関する情報

健康状態、容姿・性格、傷病名・傷病歴、身体障害の有無、精神障害の有無、検査名、検査結果、血液型、検診結果、看護記録、訓練記録、治療の内容・方法(投薬の有無・内容・通院・入院)、体力、運動気力、血圧、家族の病歴、病院・主治医、事故の状況

生活状況に関する情報

家族構成、扶養関係、同居・別居の別、住居の所有、住居の間取り、社会的地位・活動、相談・要望等の内容、公的扶助、同居人数、同居期間、暮らしの向きの状況、進学希望

学歴、職業、成績等経歴・社会活動に関する情報

学歴、成績、職業、勤務先、職歴、役職・地位、資格、受賞歴、犯罪・違反・補導、相談伺の所見、担当者の所見、保護師等の所見、その他の個人の知識、技術、能力等に関する情報

財産、所得等経済状況に関する情報

資産、収入、税額、取引の状況、賃金・収入等の内容、収入がないこと、営業・農業等の収入、年金・手当額、謝礼、報酬、退職金、報償金、地代・家賃、不動産売却収入、貯蓄額、権利関係、賃貸借契約の内容、各種貸付けの有無、加入保険・保険額、耕地、敷地面積、農地転用の状況、車種・車体番号・車両番号

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有田町個人情報保護事務取扱要領

平成18年3月1日 訓令第10号

(平成29年6月16日施行)